Alors que le terme de « digitalisation » est à la mode depuis plusieurs mois/années, la Gestion électronique des documents pour les professions judiciaires et juridiques s’impose comme étape obligatoire vers une sécurisation et une facilitation des échanges d’informations. Les greffiers, notaires, avocats et experts-comptables font parties des métiers qui jonglent avec le pus grand nombre de documents administratifs. La GED permet de délester ses acteurs économiques de leurs charges administratives tout en leur permettant de se focaliser sur leur cœur de métier.
Nous commencerons par vous expliquer brièvement ce qu’est une GED avant de vous parler des nombreux intérêts qu’on les professions réglementés à se tourner vers la digitalisation des documents.
Qu’est-ce-que la Gestion Électronique des Documents ?
Il ne suffit pas de « gérer » le contenu. Il est important de pouvoir accéder à la bonne version d’un document ou d’un enregistrement. Le contenu doit être géré de manière à ce qu’il soit utilisé pour atteindre des objectifs commerciaux.
La gestion de documents électronique (GED) est la saisie, le stockage, la récupération et la gestion des documents, dossiers, courriels, communications électroniques et autres documents créés par les organisations.
La vision de la GED implique l’intégration des systèmes, du stockage, des bases de données, des applications comme le courrier électronique, la saisie de données, la découverte électronique, des outils comme la recherche, et la fourniture de services pour gérer le contenu électronique selon un cycle de vie complet. Un exemple pourrait inclure la capture et l’archivage de chaque courrier électronique au sein d’une organisation pour être archivé dans un dépôt central qui peut être automatiquement récupéré sur la base d’une recherche par mot-clé.
L’impact d’un logiciel de GED pour les professions judiciaires et juridiques
L’impact de la GED est potentiellement considérable : il peut s’agir de réduire considérablement l’exposition d’une organisation au risque de poursuites judiciaires dommageables, de réduire le coût de la communication des pièces judiciaires ou d’accroître la productivité de l’utilisateur final en accélérant la recherche de documents essentiels. La mise en place d’une GED pour notaires, avocats et experts comptables assure une transition numérique de plus en plus recherchée et est non triviale pour se faire généralement de manière évolutive. Les systèmes d’archivage du courrier électronique et de gestion des documents sont des points de départ logiques pour les organisations dont les feuilles de route prévoient l’intégration de systèmes disparates au fil du temps.
Les avantages d’une GED pour les Notaires, Avocats, Greffiers et Experts-Comptables
Une GED comme Zeendoc (logiciel de gestion documentaire le plus connu en France) permet aux professions réglementées d’assurer une dématérialisation de ses (nombreux) documents administratifs. Bien sûr, cela implique ensuite l’archivage de ses données sur des serveurs sécurisés. Un logiciel de GED permet de traiter rapidement les factures (tant les factures fournisseurs que clients) et de gérer directement vos notes de frais.
En effet, avec un logiciel de GED efficace, vous pouvez prendre en photo vos tickets de caisse afin de les envoyer numériquement sur votre système de GED. Cette numérisation rapide réduit considérablement le risque de perte ou d’oublie de vos notes de frais.
